Langkah-Langkah Dalam Mengoperasikan Microsoft Power Point

    Microsoft Power Point atau Microsoft Office Power Point atau Power Point adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka yaitu Microsoft Office yang didalamnya berisi Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya. Aplikasi ini banyak digunakan oleh kalangan perkantoran, pebisnis, dosen, guru, mahasiswa dan orang-orang yang sering melakukan presentasi di depan audiens.

    Microsoft power point berjalan di komputer dengan sistem operasi MS Windows dan Apple Macintosh. Microsoft Powepoint merupakan bagian dari paket aplikasi Microsoft Office sehingga bila kita sudah menginstal aplikasi Microsoft Office maka didalamnya sudah termasuk aplikasi Power Point.

    Untuk menggunakan aplikasi Microsoft Power Point sebenarnya tidak terlalu susah. Menu-menu di dalamnya sangat mudah untuk digunakan. Yang diperlukan adalah ketekunan dan waktu yang cukup untuk mempelajari cara penggunaan Microsoft Power Point. Cara yang termudah belajar Powerpoint adalah dengan praktek langsung membuat presentasi sederhana.

Sebagai panduan, silahkan ikuti langkah-langkah belajar Power Point yang akan diuraikan di bawah ini:

1. Masuk ke aplikasi Microsoft Power Point dengan mengklik  ikon Power Point yang ada di desktop. Bila Ikon PowerPoint tidak ada di desktop maka silahkan klik Start, klik All Program.

2. Cari Microsoft Office dan bila sudah ada klik gambar folder Microsoft Office tersebut sehingga nanti muncul daftar aplikasi yang ada di folder Microsoft office. Klik Microsoft Office Power Point.

3. Jendela Microsoft Power Point akan terbuka dan siap untuk digunakan. Pada halaman awal Power Point terdapat lembar kerja (slide) kosong seperti gambar di bawah. Sebelum memulai bekerja dengan PowerPoint, klik terlebih dahulu menu layout untuk memilih desain lembar kerja. Pilih desain sesuai dengan keperluan, misal kita pilih desain `Title and content.

4. Setelah desain lembar kerja (slide) telah kita pilih, saatnya untuk mulai membuat presentasi. Klik  kursor di kolom`Click to add title`, kemudian tuliskan di sana judul presentasi. Misalnya "Gerhana matahari". Kemudian Klik kursor di kolom`Click to add subtitle` dan isi dengan materi yang sesuai dengan judul. Kadang dalam presentasi perlu disisipkan gambar/foto/clip art untuk memperjelas pembahasan. Untuk memasukan gambar/foto/clip art, klik Menu Insert dan klik Picture. Kita akan dibawa ke kotak pencarian gambat yang ada di komputer. Cari gambar yang yang dikehendaki di penyimpanan komputer dan bila sudah ditemukan klik insert.

Setelah klik insert, gambar akan masuk ke dalam lembar kerja (slide).

5. Bila lembar kerja (slide) halaman pertama telah penuh maka kita perlu halaman baru untuk melanjutkan pekerjaan. Klik New Slide, pilih desain lembar kerja yang sesuai kemudian klik di gambar yang dipilih.

6. Lakukan pengisian materi presentasi di lembar kerja (slide) kedua dan seterusnya sampai seluruh materi presentasi masuk ke dalam lembar kerja (slide).

7. Untuk memperindah tampilan presentasi, pilihlah desain lembar kerja (slide). Caranya klik Menu Design dan pilihlah desain yang cocok dengan cara meletakan kursor di contoh desain yang ada di bawah baris menu. Coba satu persatu sampai memperoleh desain yang cocok. Bila sudah mendapatkan desain yang cocok klik di lokasi gambar yang terpilih.

8. Selanjutnya kita masuk ke Menu Animasi agar supaya presentasi lebih menarik ketika nanti di tampilkan di depan audiens. Klik Menu Animasi dan pilih tipe animasi dengan cara meletakan kursor di lokasi gambar contoh animasi. Coba satupersatu sampai menemukan animasi yang cocok. Bila sudah ada yang cocok, klik di lokasi gambar.

9. Kemudian kita akan memilih animasi untuk tampilan judul dan isi materi. Caranya klik Custom Animation, kemudian klik di lokasi sampai akan muncul kotak segi empat. Selanjutnya klik panah kecil di sebelah kanan tulisan add effect. Akan muncul 4 pilihan animasi. Pilih tipe animasi dengan memasukan kursor di dalam kotak pilihan sehingga nanti akan keluar beberapa pilihan tipe animasi. Bawa kursor ke tipe animasi yang dikehendaki dan klik di lokasi yang dipilih.

10. Jika pilihan animasi yang dipilih tidak cocok dan ingin diubah klik di kotak nomor dan kemudian klik menu remove yang berada di sebelah kanan menu add effect. Kemudian pilih kembali animasi yang cocok untuk bagian tersebut.

11. Bila animasi untuk judul telah selesai dipilih, lakukan untuk bagian presentasi yang lain  sehingga semua memiliki animasi.(caranya klik kursor di lokasi yang akan dibuatkan animasi, klik add effect, kemudian pilih efek yang sesuai). Tanda bila tiap bagian telah berisi animasi adalah adanya kotak nomor di depan bagian tersebut. Bila semua pekerjaan telah selesai klik preview untuk melihat hasilnya.

12. Simpan presentasi dengan mengklik menu simpan di kiri atas aplikasi PowerPoint.

13. Terakhir adalah melihat hasil pekerjaan dengan cara klik Menu Slide Show dan pilih Sub Menu from Begining.

Layar akan berubah menjadi penuh (fullscreen). Buka presentasi dengan cara mengklik panah yang posisinya ada di sebelah kiri bawah. 

Demikianlah cara pembuatan presentasi sederhana dengan menggunakan Microsoft PowerPoint. Lakukanlah berulang-ulang dengan cara memilih desain dan animasi yang berbeda-beda. Tidak ada hal yang sulit kalau kita mau mencobanya.

Membuat Surat Otomatis Dengan Mail Merge

Pengertian Mail Merge

          Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.


Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data 

          Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

Langkah Membuat Mail Merge

   1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word.

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun yang paling mudah buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

Tahapan untuk sumber datanya:

1) Buat Tabel sumber data

2) Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "data siswa untuk SKKB"

3) Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat SKKB 2010" yang telah di buat. (dalam office 2007)

4) Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.

5) Cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu mailing.

6) maka akan muncul kotak dialog berikut.

7) Open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama "list data siswa"

8) Maka akan muncul kotak dialog berikut

9) Klik sheet1$ lalu enter atau ok.

10) Untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul kotak dialog berikut.

11) Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama kemudian klik insert merge field seperti pada gambar.

12) Masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat.

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail

merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut:

  1) klik sub menu finish & merge pada menu mailing seperti gambar berikut.

2) maka akan muncul kotak dialog berikut.

3) bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman, tergantung kebutuhan.

4) setelah itu baru klik ok.

5) Kemudian print dokument dan pilih printer yang Microssoft XPS Document Printer

6) setelah itu baru klik ok.

7) Kemudian save dengan nama contoh Mail Merge.

8) Apabila sudah di save kemudian masuk ke folder lokasi penyimpanan dan dan open file contoh Mail Mergenya.

9) Maka akan terlihat 5 lembar dan per halaman beda nama dan data masing-masing.

Sampai di sini dulu penjelasan saya tentang Membuat Surat Otomatis Dengan Mail Merge dan semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kawan kawan.

Mengoperasikan Dasar-Dasar Microsoft Office Excel 2007

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

         Pada bab ini akan dijelaskan mengenai mengoperasikan dasar –dasar Microsoft Office Excel 2007. Melalui Penjelasan ini, Anda harus mampu:

• Memahami jenis-jenis pointer dan kursor, sel dan range
• Membuat dan memanipulasi Worksheet baru
• Memodifikasi sel
• Membuat tabel dengan menggunakan Border

B. URAIAN MATERI

     Pointer adalah sel aktif, tempat jatuhnya huruf-huruf, angka, formula yang kita masukan, boleh juga di sebut worksheet cursor. Misalnya tempatkan sel di A1, akan terlihat pada sel tersebut berbentuk segi empat (boder).

Pengenalan Kursor Excel

Ketikkan di lembar kerja Excel.

1. Kursor Seleksi.

2. Kursor Tampilan Blok.

3. Kursor Untuk Memindahkan.

Mengenal Sel dan Range.

       Sel adalah perpotongan antara kolom dan baris. Misalnya sel A1, berarti terdapat perpotongan pada kolom A baris ke 1, sel B5 berarti terdapat perpotongan pada B baris ke 5.

        Range adalah kumpulan sel pada wilayah tertentu. Misalnya range A1:B5, berarti kumpulan sel yang dimulai dari A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4, B5. Range F5:G7 berarti kumpulan sel yang dimulai dari F5, F6, F7, G5, G6, G7.

Berikut ini adalah langkah‐langkah membuat range.

1. Letakkan kursor pada sel awal range yang anda inginkan.

2. Klik dan tahan tombol kiri mouse.

3. Bawa kursor ke sel akhir range.

4. Lepaskan tombol kiri mouse.

Mengenal Workbook dan Worksheet

1. Membuat Worksheet baru

     a. Klik tombol Insert Worksheet pada tab Worksheet

b. Anda akan mendapatkan Worksheet baru dibelakang Worksheet yang telah ada.

2. Mengubah Nama Worksheet

    a. Klik kanan pada Worksheet yang mau diganti nama nya.

    b. Pada menu pop‐up yang muncul klik Rename.

c. Masukkan nama Worksheet yang baru, lalu tekan Enter pada keyboard anda.

d. Hasil perubahan namanya bisa anda lihat di bawah ini.

3. Menghapus Worksheet

    a. Klik kanan pada Worksheet yang mau dihapus.

    b. Pada menu pop‐up yang muncul klik Delete.

c. Hasilnya dapat anda lihat pada gambar di bawah ini.

Memindahkan Isi Worksheet

Berikut ini langkah‐langkah untuk memindahkan isi Worksheet dari satu lokasi ke lokasi yang lain.

1. Buatlah range pada data Worksheet yang akan dipindahkan.

2. Klik menu Home, kemudian klik toolbar Cut yang terletak dalam toolbar Clipboard.

3. Garis batas range akan berkedip‐kedip jika rangenya sudah di Cut.

4. Buatlah sel aktif pada tempat yang dituju.

5. Klik menu Home, kemudian klik toolbar Paste yang terletak dalam toolbar Clipboard.

6. Hasilnya seperti gambar yang anda lihat diatas.

Menggandakan Isi Worksheet.

Langkah‐langkah untuk menggandakan Worksheet dapat anda ikuti di bawah ini.

1. Buatlah range pada data Worksheet yang akan dipindahkan.

2. Klik menu Home, kemudian klik toolbar Copy yang teletak dalam toolbar Clipboard.

3. Buatlah sel aktif pada tempat yang dituju.

4. Klik menu Home, kemudian klik toolbar Paste yang teletak dalam toolbar Clipboard.

5. Hasilnya seperti gambar yang anda lihat di atas.

Menghapus Isi workbook

Berikut cara menghapus isi dalam Workbook.

1. Menghapus isi sel. Jadikan isi sel yang akan dihapus sebagai sel aktif > tekan Delete pada keyboard anda.

2. Menghapus isi range. Buatlah range yang isinya akan dihapus > tekan Delete pada keyboard anda.

3. Menghapus Worksheet. Klik kanan lembar sheet, maka akan muncul manu popup > klik Delete pada menu pop‐up tersebut.

4. Menghapus Workbook. Buka Windows Explorer > Blok File yang akan dihapus > tekan Delete pada keyboard anda.

Memasukkan Data ke Dalam Sel

Sekarang anda akan belajar memasukkan data ke dalam sel. Langkah-langkahnya

sebagi berikut :

1. Jadikan sel tersebut sebagai sel aktif.

2. Ketik data pada sel tersebut.

3. Tekan tombol Enter. Atau tombol panah pada keyboard untuk memindahkannya.

Fasilitas AutoFill

1. Berikut langkah‐langkah untuk memasukkan data secara berurutan

a. Masukkan dua data pertama pada sel.

b. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut.

c. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range.

d. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul.

e. Lepaskan tombol mouse kiri.

f. Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi secara otomotis dengan data yang berurutan.

2. Memasukkan variasi data yang berupa angka dan teks.

  a. Masukkan dua data pertama pada sel.

  b. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut.

  c. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range.

  d. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul.

  e. Lepaskan tombol mouse kiri.

  f. Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi data angka dan teks secara berurutan.

3. Memasukkan data hari, bulan serta tanggal.

   a. Masukkan dua data pertama pada sel.

   b. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut.

   c. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range.

   d. Geser mouse untuk memperbesar area range sesuai dengan keinginanmu.

   e. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul.

   f. Lepaskan tombol mouse kiri.

   g. Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi data tanggal bulan dan tahun secara berurutan.

Memindahkan Isi Sel

1. Tempatkan mouse di bagian tepi (garis tebal), tapi jangan pada bagian ujung‐ujungnya, sampai keluar tanda panah bersilangan. Pastikan bentuk kursor berubah seperti contoh berikut.

2. Klik kiri mouse pada bagian tepi sel, tetap tekan tombol kiri mouse sambil gerakkan ke sel C2. Lepaskan tombol kiri mouse di sel C2. Hasilnya seperti ini:

3. Maka Nama Siswa pindah ke kanan bawah (C2)

Kursor Menggandakan (Mencopy) Isi Sel

Ketikkan di lembar kerja Excel

Langkah‐langkah untuk menggandakan (Mengkopi).

1. Kursor untuk menggandakan.

2. Menggandakan isi sel.

3. Setelah di Draf maka Nama Siswa akan tercopi sebanyak yang kita inginkan. Contohnya seperti yang di bawah ini.

Mengatur Lebar Kolom

1. Siapkan data seperti contoh di bawah ini.

2. Geser kursor pada bagian tepi kanan header kolom A, B, C secara bergantian atau klik 2x pada bagian tepi kanan header pada kolom A, B, C secara bergantian. Maka hasilnya seperti di bawah ini.

Langkah‐langkah mengatur lebar kolom.

     a. Klik dua kali pada kolom A. Maka besar kolom akan berubah secara otomatis. Maka hasilnya seperti di bawah ini.

    b. Klik dua kali pada Kolom B. Maka besar kolom akan berubah secara otomatis. Maka hasilnya seperti di bawah ini.

c. Klik dua kali pada Kolom C. Maka besar kolom akan berubah secara otomatis. Maka hasilnya seperti di bawah ini.

Mengatur tinggi baris

1. Tempatkan mouse di bagian bawah (garis) baris 1. Perhatikan contoh di bawah ini

2. Klik kiri mouse, tetap tekan sambil gerakkan mouse ke arah bawah untuk memperlebar baris. Hasilnya lihat gambar di bawah ini.

Menyisipkan Sel Baru

Berikut langkah‐langkah menyisipkan sel baru pada Worksheet.

1. Blok sel yang akan disisipkan sel baru.

2. Klik menu Home, kemudian klik toolbar Insert yang terletak dalam toolbox Cells. Maka akan muncul kotak dialog Insert.

3. Pada kotak dialog Insert terdapat empat pilihan untuk menentukan pergeseran sel‐sel lama. Pilih salah satu yang akan anda gunakan.

a. Shift cells right untuk menggeser sel‐sel lama ke kanan.

b. Shift sells down untuk menggeser sel‐sel lama ke bawah.

c. Shift sells row untuk menyisipkan garis‐garis baru.

d. Shift sells column untuk menyisipkan kolom‐kolom baru.

4. Tekan tombol OK.

Menyisipkan Kolom Baru

       Untuk menyisipkan kolom baru pada pada worksheet, langkah‐ langkahnya sebagai berikut.

1. Blok kolom yang akan yang akan disisipkan kolom baru.

2. Klik menu Home, kemudian klik tanda panah pada toolbar Insert yang terletak dalam toolbox Cells.

3. Klik Insert Sheet Column pada menu pop‐up yang muncul.

4. Klik Insert Sheet Columns maka hasilnya dapat anda lihat seperti gambar di bawah ini.

Menyisipkan Baris Baru

     Untuk menyisipkan kolom baru pada pada worksheet, langkah‐ langkahnya sebagai berikut.

1. Buatlah satu atau beberapa range baris, dimana baris baru akan disisipkan.

2. Klik menu Home, kemudian klik tanda panah pada toolbar Insert yang terletak dalam toolbox Cells.

3. Klik Insert Sheet Rows maka hasilnya dapat anda lihat seperti gambar di bawah ini.

4. Maka, baris baru akan bertambah seperti pada gambar di bawah ini.

Mengubah Isi Sel

     Mengubah isi sel bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menimpa isi sel yang lama dengan isi sel yang baru atau dengan cara mengedit isi sel lama.

1. Langkah‐langkah untuk menimpa isi sel yang lama dengan isi sel yang baru adalah sebagai berikut.

a. Jadikan sel yang akan diubah sebagai sel aktif.

b. Ketik isi sel yang baru pada sel yang aktif tersebut.

c. Tekan Enter atau tanda panah pada keyboard anda untuk memindahkan sel aktif.

2. Langkah‐langkah mengubah isi sel dengan cara mengedit.

a. Klik ganda pada sel yang isinya akan diedit.

b. Pada sel tersebut akan muncul kursor.

c. Edit isi sel tersebut.

d. Lalu tekan Enter.

Menyisipkan kolom baru

1. Tempatkan sel aktif di C1.

2. Klik kanan mouse, maka akan muncul pilihan berikut.

3. Maka akan bertambah kolom C.

Menyisipkan baris baru

1. Tempatkan sel aktif di A1.

2. Klik kanan mouse, maka akan muncul pilihan berikut.

3. Maka akan bertambah baris A.

Membuat Tabel di Dokumen Jadi dengan Border

    Pada keadaan awal MS Excel tidak ada border (garis-garis pembatas) antar selnya. Walaupun pada saat kita bekerja di MS Excel seperti ada kotak-kotak,

Tetapi pada tampilan saat di cetak (di print) garis-garis pembatas tersebut akan hilang.

Agar garis-garis pembatas atau border tersebut muncul, perlu kita atur. Adapun cara memunculkan garis-garis pembatas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Blok sel-sel yang akan diberi pembatas,

2. Klik Home

3. Klik ikon(tanda panah ke bawah) di samping kanan ikon(Border).

4. Sehingga ditampilkan kotak Borders untuk memilih style border yang kita inginkan,

Keterangan

• Botton border digunakan untuk membuat garis border hanya dibawah.

• Top border digunakan jika sobat ingin membuat garis di atas teks.

• Left border digunakan untuk membuat garis di sisi kiri.

• Right border di gunakan untuk membuat garis di sisi kanan.

• No border digunakan untuk menghapus semua border.

• All border digunakan untuk membuat garis disemua garis kerja microsoft excel.

• Outside borders digunakan untuk membuat garis hanya ada disisi kanan,kiri dan atas, bawah garis lembar kerja microsoft excel.

• Thick box border digunakan untuk membuat garis di sisi kanan, kiri. dan atas bawah, hanya saja lebih tebal dibandingkan dengan outside border.

• Botton double border di gunakan untuk membuat garis dobel di bagian bawah.

• Thick botton border digunakan untuk membuat garis di bagian bawah halaman yang di drop, bedanya lebih tebal dibandingkan dengan botton double border.

• Top and botton border di gunakan untuk membuat garis atas dan bawah halaman yang sudah di drop.

• Top and thick botton border digunakan untuk membuat garis di bagian atas dan bawah, Hanya saja dibagian bawah lebih tebal.

• Top and double botton border digunakan untuk membuat garis atas dan bawah, hanya saja dibagian bawah doble garis.

Draw border

• Draw border digunakan untuk membuat garis manual, dengan cara klik di area mana ingin membuat garis,.

• Draw border grid di gunakan untuk membuat garis secara manual, bedanya jika dengan draw border, jika kita menekan kanan mouse dan menariknya semua garis kerja microsoft excel akan bergaris.

• Erase border digunakan untuk menghapus border

• Line color di gunakan untuk mengubah warna garis

• Line style digunakan untuk mengubah tampilan garis.

• More Borders. Digunakan untuk setingan pengaturan border.

5. Klik(All Border),

6. Maka bagian yang diblok akan memiliki garis pembatas (border)

7. Tampilan di Lembar kerja MS Word adalah sbb,

8. Jika di-print tampilannya sebagai berikut,

Sampai di sini dulu penjelasan saya tentang Mengoperasikan Dasar-Dasar Microsoft Office Excel 2007 dan semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kawan kawan.